文档准备：验收前的材料整理与自查

核心材料清单：覆盖项目全周期的关键文件

文档准备是项目验收的基础工作，需要按项目周期整理三类核心材料。立项阶段要准备审批文件和合同附件，合同需核对约定功能是否全部实现；实施阶段重点保留进度报告和变更记录，所有变更需双方签字确认；收尾阶段需收集用户使用报告和运维方案，确保系统交付后能稳定运行，校方具备独立运维能力。

材料自查要点：确保内容准确与规范

验收前先自己当"验收员"，重点检查三项内容：一是对照合同和实施报告，逐项测试系统功能是否一致；二是确认所有需要签字盖章的材料完整无遗漏；三是核对数字和日期信息，避免出现合同金额、设备数量等数据矛盾。提前发现问题能减少验收时的返工风险。

验收申请：正式启动验收流程的关键步骤

申请条件确认：判断项目是否具备验收资格

申请验收前需确认三个条件：合同约定的功能是否全部完成，师生是否实际使用并反馈良好，系统与校园其他系统是否正常对接。用日常语言判断项目是否"做完能用"，这是启动验收流程的前提。

申请材料提交：按规范流程报送验收资料

整理好前期准备的材料，电子版统一存为PDF格式，按接收部门要求排序。提前问清楚提交方式是线上上传还是纸质报送，交完后跟踪受理进度，确保材料齐全无遗漏。这一步是验收流程的正式启动环节。

现场评审：专家团队的实地检查与评估

资料核对与流程询问：配合专家的细节审查

现场评审时，按前期整理的顺序摆放材料，专家询问时能快速定位?；卮鹞侍庖缡堤钩?，不清楚的内容记录后及时反馈，避免猜测编造。可请技术负责人到场解答专业问题，确保信息准确传递。

问题整改：针对评审意见的调整与反馈

问题清单梳理与分类：明确整改优先级

将专家提出的问题按紧急程度分类：马上改（影响验收的关键问题）、下周改（不影响主流程的细节问题）、后续优化（验收后的提升项）。用简单表格或清单记录，确保整改有序推进。

整改方案制定与复查申请：确保问题有效解决

针对每个问题制定具体整改措施，明确责任人与完成时间。改完后整理整改报告，附上相关证明材料，及时申请复查。这是项目验收通过的关键环节。

最终验收：项目验收的收尾与成果确认

验收报告签署与资料归档：项目验收的正式收尾

验收通过后，签署包含项目完成内容、验收结论的验收报告，学校、实施方、专家三方签字确认。将项目全周期材料按时间顺序整理归档，电子版和纸质版分别保存，完成项目验收的最后一步。